DİA ERP Nedir? KOBİ’ler İçin Modüller, Fiyatlandırma ve Maliyet Analizi

Küçük ve orta ölçekli işletmeler için ERP seçmek, yalnızca bir muhasebe programı satın almak anlamına gelmez. Satış, satın alma, stok, depo, finans, üretim ve müşteri ilişkileri gibi birbirine bağlı süreçlerin nasıl yönetileceğini belirleyen uzun vadeli bir karar alınır.

DİA ERP, işletmelerin farklı departmanlardaki verilerini internet üzerinden erişilebilen ortak bir sistemde yönetmesine yardımcı olan bulut tabanlı ve modüler bir kurumsal yönetim çözümüdür. Platform; ön muhasebeden üretim takibine, stok yönetiminden e-belge işlemlerine kadar farklı ihtiyaçlara yönelik modüller sunar.

DİA ERP Nedir?

DİA ERP, işletme içinde farklı programlarda veya elektronik tablolarda tutulan bilgilerin merkezi bir sistemde yönetilmesini amaçlayan bulut tabanlı bir ERP çözümüdür. Kullanıcılar yetkileri doğrultusunda finansal işlemlere, stok hareketlerine, siparişlere, müşteri bilgilerine ve raporlara internet bağlantısı bulunan cihazlardan erişebilir.

Bulut yapısı nedeniyle işletmenin kendi bünyesinde kapsamlı bir ERP sunucusu kurması gerekmeyebilir. Yazılım güncellemeleri, sistemin barındırılması ve belirlenen kapsamdaki yedekleme hizmetleri sağlayıcı tarafından yürütülür. Bununla birlikte bilgisayar, internet bağlantısı, kullanıcı eğitimi, veri aktarımı ve şirket içi erişim güvenliği gibi sorumluluklar devam eder.

DİA’nın güncel üyelik sözleşmesinde sistem; internet üzerinden kullanılan, yazılım hizmetiyle birlikte veri saklama ve bulut hizmeti sunan bir kurumsal yönetim sistemi olarak tanımlanıyor. Bu nedenle ürünü yalnızca “online ön muhasebe programı” olarak değerlendirmek, sahip olduğu daha geniş ERP kapsamını açıklamak için yeterli değildir.

DİA ERP Modülleri Neleri Kapsıyor?

Her işletmenin aynı modüllere ihtiyacı yoktur. Bir perakende işletmesi için mağaza, stok ve hızlı satış fonksiyonları öne çıkarken üretim yapan bir işletmede reçete, iş emri, hammadde ve üretim maliyetleri daha önemli olabilir.

DİA ayrıca mağaza, restoran, otel, market, dış ticaret, teknik servis ve mobil saha satış gibi daha özel operasyonlara yönelik çözümler de sunuyor. Ancak bir özelliğin sistemde bulunması, satın alınan her pakete otomatik olarak dahil olduğu anlamına gelmez. Modül kapsamı, kullanıcı yetkileri ve gerekli entegrasyonlar teklif aşamasında yazılı olarak doğrulanmalıdır.

Bulut Tabanlı Olmasının Sağladığı Avantajlar

Farklı konumlardan erişim

Şubeler, depolar, saha ekipleri ve merkez ofis aynı sistem üzerinde çalışabilir. Bu yapı, farklı dosyalarda tutulan bilgilerin birleştirilmesi sırasında oluşabilecek gecikmeleri ve veri tekrarlarını azaltabilir.

Merkezi veri yönetimi

Stok hareketi, sipariş, fatura ve cari hesap gibi birbiriyle ilişkili işlemler aynı veri yapısında tutulduğunda departmanların farklı rakamlarla çalışması önlenebilir. Örneğin satış ekibinin oluşturduğu sipariş, satın alma, depo, sevkiyat ve muhasebe süreçlerine veri sağlayabilir.

Yerel sunucu ihtiyacının azalması

Bulut ERP kullanımı, şirket içinde ERP uygulaması için ayrıca sunucu kurulması ve bu sunucunun sürekli bakımının yapılması ihtiyacını azaltabilir. Buna rağmen kullanıcı bilgisayarları, internet altyapısı, ağ güvenliği ve iş sürekliliği için gerekli alternatif bağlantılar işletmenin sorumluluğunda kalır.

Güncellemelerin merkezi uygulanması

Bulut sistemlerde yazılımın yeni sürümleri sağlayıcı tarafından merkezi olarak sunulabilir. Böylece farklı bilgisayarlarda farklı program sürümlerinin kullanılması gibi sorunlar azaltılabilir.

DİA ERP’nin Sınırlamaları ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

Bir ERP değerlendirmesinde yalnızca avantajları anlatmak doğru bir satın alma kararı vermek için yeterli değildir. DİA dahil bütün bulut ERP çözümlerinde dikkate alınması gereken bazı noktalar bulunur:

• Sistemin temel kullanımı internet bağlantısına bağlıdır. İnternet kesintileri için alternatif bağlantı planı hazırlanmalıdır.
• Eski programdaki müşteri, stok, cari ve muhasebe verilerinin yeni sisteme aktarılması ek çalışma gerektirebilir.
• Özel üretim, fiyatlandırma veya onay süreçleri standart modüllerle tamamen karşılanmayabilir.
• E-ticaret, banka, ödeme, kargo veya sektörel uygulama entegrasyonları ek ücret doğurabilir.
• Kullanıcı eğitimi verilmeden yapılan geçişlerde ERP’nin sahip olduğu özelliklerden yeterince yararlanılamayabilir.
• Yıllık yenileme, bulut hizmeti, destek, e-belge kontörü ve ek kullanıcı maliyetleri toplam bütçeye dahil edilmelidir.

Bu nedenle ürün tanıtımı sırasında yalnızca ekranların gösterilmesi yeterli değildir. İşletmenin kendi sipariş, fatura, iade, üretim, sevkiyat ve tahsilat senaryoları kullanılarak uygulamalı demo yapılması daha sağlıklı sonuç verir.

DİA ERP ve e-Fatura Uyumluluğu

DİA Yazılım Sanayi ve Ticaret A.Ş., Gelir İdaresi Başkanlığının yayımladığı e-Fatura özel entegratörleri listesinde yer alıyor. DİA üzerinden e-Fatura hazırlama, gönderme, alma ve ilgili muhasebe süreçleriyle ilişkilendirme işlemleri yürütülebiliyor.

Platformda e-Fatura dışında e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-Serbest Meslek Makbuzu ve farklı e-dönüşüm ihtiyaçlarına yönelik çözümler de bulunuyor. Kullanılabilecek belge türleri işletmenin faaliyet alanına, vergi mükellefiyetine, satın aldığı modüllere ve yaptığı sözleşmeye göre değişebilir.

Burada önemli bir ayrım bulunuyor: GİB ile entegre çalışan bir yazılım kullanmak, işletmenin bütün vergisel işlemlerinin otomatik olarak mevzuata uygun hale geldiği anlamına gelmez. Belgenin doğru zamanda ve doğru senaryoyla düzenlenmesi, vergi bilgilerinin kontrol edilmesi, saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ve mevzuat değişikliklerinin takip edilmesi mükellefin sorumluluğundadır.

e-Belgeye geçiş öncesinde aşağıdaki konular mali müşavir ve yazılım sağlayıcısıyla birlikte kontrol edilmelidir:

• Şirketin hangi e-belge uygulamalarına dahil olması gerektiği
• Şube ve depo yapılarının nasıl tanımlanacağı
• e-Fatura ve e-Arşiv Fatura senaryoları
• e-İrsaliye gereksinimleri
• Belge saklama ve gerektiğinde ibraz süreçleri
• Mali mühür veya elektronik imza gereksinimleri
• İptal, iade ve itiraz işlemlerinin nasıl yürütüleceği

DİA ERP Fiyatları Nasıl Belirleniyor?

DİA ERP için bütün işletmelerde geçerli tek bir sabit fiyat açıklamak doğru değildir. Kullanıcı sayısı, seçilen modüller, işletmenin büyüklüğü, veri hacmi, entegrasyonlar ve talep edilen ek hizmetler toplam maliyeti değiştirir.

DİA’nın yayımlanan üyelik sözleşmesinde ücretlendirme; kullanılan modüller ve kullanıcı sayısı temelinde açıklanıyor. Sözleşmede lisans kullanım bedelinin yanında sonraki dönemler için yıllık bulut hizmet bedeli de tanımlanıyor. Bu nedenle maliyet hesabı yalnızca “aylık program ücreti” üzerinden yapılmamalıdır.

Teklif alırken aşağıdaki kalemlerin ayrı ayrı gösterilmesi istenmelidir:

• İlk lisans veya üyelik bedeli
• Yıllık bulut hizmet ve yenileme bedeli
• Dahil olan kullanıcı sayısı
• Ek kullanıcı maliyeti
• Satın alınan modüller
• e-Belge kontör veya kullanım ücretleri
• Kurulum ve ilk tanımlama hizmetleri
• Eski sistemden veri aktarımı
• Kullanıcı eğitimi
• Telefonla veya uzaktan teknik destek
• Banka, e-ticaret, kargo ve diğer entegrasyonlar
• Özel geliştirme ve raporlama talepleri
• Sözleşme sonunda veri dışa aktarma koşulları

Özellikle destek ve eğitim kapsamı sözlü bilgiyle bırakılmamalıdır. Hangi hizmetin ücretsiz olduğu, desteğin ne kadar sürdüğü, sorunlara hangi sürede müdahale edildiği ve ek desteğin nasıl ücretlendirildiği teklifte veya sözleşmede açıkça yazmalıdır.

Üç Yıllık Toplam Sahip Olma Maliyeti Nasıl Hesaplanır?

ERP yatırımlarında yalnızca ilk yıl ödenecek bedelin karşılaştırılması yanıltıcı olabilir. Daha doğru yöntem, en az üç yıllık toplam sahip olma maliyetini hesaplamaktır.

Üç yıllık toplam maliyet formülü:

İlk lisans ve kurulum + veri aktarımı + üç yıllık bulut hizmeti + ek kullanıcılar + e-belge kullanımı + eğitim ve destek + entegrasyonlar + özel geliştirmeler + işletmenin ayıracağı iç personel zamanı

Tekliflerin doğru karşılaştırılabilmesi için bütün sağlayıcılardan aynı kullanıcı sayısı, aynı modüller ve aynı hizmet kapsamı üzerinden üç yıllık maliyet tablosu istenmelidir.

DİA ERP Yatırım Getirisi Nasıl Ölçülür?

ERP yatırımının geri dönüşü yalnızca yazılım ücretinin düşüklüğüyle ölçülmez. Sistemin iş süreçlerinde oluşturduğu ölçülebilir iyileşmeler dikkate alınmalıdır.

Basitleştirilmiş ROI formülü:

ROI (%) = [(ERP sayesinde elde edilen yıllık ölçülebilir kazanç − yıllıklandırılmış ERP maliyeti) / yıllıklandırılmış ERP maliyeti] × 100

Ölçülebilecek kazançlar arasında şunlar yer alabilir:

• Tekrarlanan veri girişinde azalma
• Fatura ve sipariş hazırlama süresinin kısalması
• Stok farklarının ve hatalı sevkiyatların azalması
• Aylık raporların daha kısa sürede hazırlanması
• Tahsilatların daha düzenli takip edilmesi
• Gereksiz stok miktarının azaltılması
• Şubeler arasındaki bilgi akışının hızlanması
• Manuel elektronik tablo işlemlerine ayrılan sürenin azalması

ERP kurulmadan önce mevcut durum ölçülmezse yatırım sonrasında elde edilen fayda sağlıklı biçimde hesaplanamaz. Bu nedenle aylık fatura hazırlama süresi, stok farkı oranı, tahsilat süresi ve raporlama için harcanan çalışma saati gibi göstergeler geçiş öncesinde kayıt altına alınmalıdır.

DİA ERP Hangi İşletmeler İçin Uygun Olabilir?

DİA ERP özellikle aşağıdaki ihtiyaçlara sahip işletmeler için değerlendirilebilir:

• Muhasebe, stok, satış ve satın alma verilerini tek sistemde toplamak isteyenler
• Birden fazla şube veya depoyu merkezi olarak yönetenler
• Üretim reçetesi, iş emri ve maliyet takibine ihtiyaç duyanlar
• Saha satış personelinin merkez sistemle birlikte çalışmasını isteyenler
• e-Belge süreçlerini ERP işlemleriyle ilişkilendirmek isteyenler
• Yerel sunucu kurmak yerine bulut üzerinden çalışmayı tercih edenler
• İşletme büyüdükçe yeni modül ve kullanıcı eklemek isteyenler

Buna karşılık yalnızca az sayıda fatura düzenleyen, stok veya departman entegrasyonuna ihtiyaç duymayan çok küçük işletmeler için kapsamlı bir ERP sistemi gereğinden fazla olabilir. Çok özel üretim süreçleri bulunan işletmeler de standart özelliklerin yeterli olup olmadığını ayrıntılı bir süreç analiziyle test etmelidir.

DİA ERP Satın Almadan Önce Sorulması Gereken Sorular

1. Teklifte tam olarak hangi modüller bulunuyor?
2. Kaç kullanıcı aynı anda sisteme bağlanabilecek?
3. Ek kullanıcı ve ek modül maliyetleri ne kadar?
4. Eski sistemdeki verilerin ne kadarı aktarılabilecek?
5. Veri temizleme ve eşleştirme işlemlerini kim yapacak?
6. e-Ticaret, banka, kargo ve ödeme sistemleriyle hangi entegrasyonlar hazır?
7. e-Belge kontörleri veya işlem ücretleri fiyata dahil mi?
8. Eğitim ve telefon desteği hangi süre boyunca verilecek?
9. Yedekleme, geri yükleme ve verileri dışa aktarma koşulları nelerdir?
10. Üç yıllık tahmini toplam maliyet ne kadar?
11. Yıllık yenileme ücretleri hangi yöntemle artırılacak?
12. Sözleşme sona erdiğinde işletme verilerini hangi formatlarda alabilecek?

DİA ERP Hakkında Genel Değerlendirme

DİA ERP; muhasebe, stok, depo, satış, satın alma, üretim, CRM ve e-dönüşüm süreçlerini ortak bir platformda yönetmek isteyen KOBİ’ler için kapsamlı seçeneklerden biridir. Modüler yapısı, işletmelerin yalnızca ihtiyaç duydukları süreçlerden başlamasına ve ilerleyen dönemde sistemi genişletmesine imkân verebilir.

Bununla birlikte DİA’nın her işletme için otomatik olarak en uygun ERP olduğu söylenemez. Doğru karar; süreçlerin ayrıntılı incelenmesine, gerekli entegrasyonların test edilmesine, kullanıcıların eğitilmesine ve en az üç yıllık toplam maliyetin hesaplanmasına bağlıdır.

Satın alma kararı vermeden önce işletmenin kendi verileri ve gerçek iş akışlarıyla bir demo yapılması, modül kapsamının yazılı teklif üzerinden doğrulanması ve sözleşmenin özellikle destek, yenileme, yedekleme ve veri aktarımı maddelerinin incelenmesi gerekir.